Trello, agenda zilnica de lucru

trelloEra o vreme – acum mai multi ani – cand foloseam o agenda clasica pentru evidenta taskurilor pe care le-aveam de dus la bun sfarsit in fiecare zi. Era o minima forma de organizare, cu rezultate decente. Stiam practic ce am de facut si cand anume trebuie sa fac – si-mi era de-ajuns.

In scurt timp am trecut la o agenda digitala, din simplul motiv ca era mai usor de manipulat. Modificarile se faceau mult mai rapid si aveam o mai buna vedere de ansamblu a tuturor taskurilor aflate in desfasurare, mai ales datorita afisajului tip calendar. Deasemenea, faptul ca puteam seta notificari pentru diverse taskuri ma ajuta mult.

Odata ce-a inceput sa creasca numarul proiectelor la care fac management in acelasi timp, am inceput sa caut altceva. Aveam nevoie sa-mi schimb metodologia de lucru, nu doar tool-ul folosit. Am decis atunci ca – pentru un bun management al taskurilor zilnice – sa trec la o metodologie Agile-based. Tot atunci am descoperit Trello. Mi-a placut interfata, e simpla, usor de folosit si are tot ce-i trebuie. Mai mult, are exact ce-i trebuie – momentan. Spun “momentan” pentru ca metodologia pe care-o folosesc si pe care-o aplic cu ajutorul tool-ului Trello se potriveste nevoilor mele din acest moment, la capitolul workload management. Sunt insa constient ca aceste nevoi vor evolua, asa cum se intampla intotdeauna.

Pe scurt, Trello imi da posibilitatea sa fac ceea ce se numeste un Trello board – adica o “tabla” virtuala in intermediul careia se pot crea mai multe liste. Fiecare dintre liste poate contine mai multe carduri (taskuri). Un card / task poate fi mutat dintr-o lista intr-alta. In momentul in care nu mai am nevoie de un board sau de o lista, acestea pot fi arhivate, pentru a fi accesate pe viitor doar la nevoie.

Metodologia mea de lucru functioneaza acum dupa cum urmeaza :

  • Am un backlog in care se aduna toate taskurile pe care le voi avea de rezolvat. Orice task de care va trebui sa ma ocup la un moment dat intra intai in backlog, unde e marcat diferit, in functie de prioritate.
  • La finalul fiecarei zile de lucru mut din backlog intr-o alta lista, numita todo next, toate taskurile pe care va trebui sa le rezolv in ziua urmatoare. Uneori, lista todo next se finalizeaza chiar in dimineata urmatoare, in cazul in care apar alte taskuri urgente intre timp.
  • Odata ce lista todo next e finalizata, ma voi concentra pe taskurile care o compun – pe tot parcursul zilei de lucru, in functie de prioritati.
  • In momentul in care incep sa ma ocup de un task din lista todo next, acesta trece intr-o alta lista – numita in progress (me).
  • Sunt multe cazuri in care un task nu depinde doar de mine, pe parcursul dezvoltarii lui. In acest caz, va fi mutat intr-o lista separata, numita in progress (others).
  • Odata ce e finalizat, un task trece din lista in progress (me) sau din in progress (others) in ultima lista, numita done – [data curenta].
  • La finalul zilei de lucru, lista done – [data curenta] va fi arhivata si o noua lista “done” va fi creata (goala, initial), pentru urmatoarea zi de lucru.

Adaug si un exemplu, mai jos. Desigur, e realizat strict cu scop explicativ.

t1

Folosesc totodata etichetele (labels) – sunt coduri de culori care-mi permit sa identific anumite taskuri mai rapid, in backlog. De regula, folosesc cate un cod de culoare pentru fiecare proiect pe care-l am pe rol.

t2
Fiecarui task i se asociaza un due date, in functie de deadline-ul stabilit pentru el. Toate taskurile care au un due date setat se regasesc in calendar.
t3
Atunci cand un task e compus din mai multe taskuri mici – care urmeaza a fi rezolvate pe rand – aceste sub-taskuri pot deveni optiuni dintr-un checklist, bifate in functie de status (daca au fost sau nu finalizate).
t4
Evident, backlogul se modifica mereu. Taskuri noi intra in el (cu sau fara deadline / due date) sau ies pentru a intra in lista todo next. Nimic nu se pierde, nimic nu e lasat pe dinafara. Toate taskurile se vor regasi in backlog si vor intra – la un moment dat, in functie de prioritati – in lista todo next.
Voi continua sa folosesc aceasta metodologie atata timp cat va raspunde nevoilor mele. E fluida, usor de controlat si – mai presus de orice – imi ofera mereu o excelenta imagine de ansamblu a agendei de lucru.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *