Sedintele – productive sau nu?

sedinteleSedintele (meeting-urile) ar trebui sa fie ocazii pentru a discuta idei, pentru a dezbate diverse probleme si pentru a gasi solutii – care prin implementarea lor vor rezolva problemele si / sau vor pune in practica ideile discutate.
Din pacate, sedintele au deseori o “reputatie” proasta si sunt de multe ori catalogate ca fiind pierdere de timp si resurse – ceea ce implicit le face neproductive.

Cum masuram productivitatea unei sedinte? Conform acestui studiu al unei universitati din Canada – o modalitate de a masura aceasta productivitate este numararea segmentelor de dialog (propozitiilor) importante. Sigur, sa cataloghezi o propozitie ca fiind importanta poate fi o chestiune subiectiva. In acest caz, as defini “important” ca fiind in legatura cu subiectul discutat in sedinta.

De multe ori, in cadrul sedintelor se deviaza considerabil de la subiectul care trebuia discutat – si se ajunge la diverse subiecte secundare care sunt fie lipsite de importanta, fie fara nici o legatura cu cel principal. Iar in acest caz – pe buna dreptate – sedintele respective pot fi catalogate ca si pierdere de timp.

Ce putem face insa pentru a tine la obiect discutiile din cadrul sedintelor – si a le face productive pe acestea din urma? Solutii sunt, din fericire. Insa vor trebui aplicate, pentru a obtine rezultatele dorite. Voi incerca sa le dezvolt mai jos.

Scopul sedintei

Scopul trebuie sa fie unul clar, bine definit – si trebuie sa fie comunicat in avans celor care vor participa la sedinta. Practic, scopul este rezolvarea unei situatii sau a unei probleme. Desigur, situatia/problema respectiva va trebui sa fie cat mai clara cu putinta. Scopul poate fi chiar si o clarificare a unei anumite situatii. Trebuie sa se stie clar, de la inceput – solutionarea carei probleme este urmarita in cadrul sedintei.

Agenda

Agenda reprezinta de fapt lista de topic-uri care vor fi discutate. Ordinea de zi, daca vreti. Stiu, probabil suna… old school (ca sa ma exprim elegant). Insa trimiterea ei in avans – pe mail sau pe alte cai – le da posibilitatea celor care participa sa se pregateasca pentru discutiile respective inainte de sedinta si nu in cadrul ei. Totodata, listarea succesiva a topic-urilor si respectarea acestei liste ingreuneaza din fericire devierea discutiilor spre alte subiecte.

Moderatorul

Moderatorul va fi unul dintre participanti, al carui rol suplimentar este cel de a avea grija ca discutia sa ramana la subiect iar agenda sa fie respectata. Da, prezenta moderatorului este obligatorie. O persoana poate modera intreaga sedinta sau doar un anumit topic din agenda. Desigur, moderatorul trebuie sa fie in tema cu subiectul discutat. Nu neaparat mai mult decat ceilalti prezenti, dar trebuie sa cunoasca subiectul care se discuta si pe care-l modereaza.

Intervalul de timp

Intervalul orar pentru desfasurarea sedintei trebuie sa fie unul fix, comunicat in avans. Iar discutiile vor trebui sa se incadreze in acest interval. Desigur, agenda si moderatorul reprezinta factori importanti in acest caz – pentru ca discutiile sa nu devieze si sa nu ocupe inutil mai mult timp decat era destinat initial.

Concluziile / urmarile

Atingerea scopului inseamna stabilirea unui fapt, ajungerea la o concluzie, etc. Insa pentru ca sedinta sa fie intr-adevar productiva – concluziile ei trebuie culese si trimise ulterior celor care au participat si totodata vor trebui aplicate, pentru ca discutia sa fi avut sens. Practic, actiunea va urma discutiei. Daca nu se intampla asta, atunci concluziile raman fara urmari, ceea ce le face practic inutile.

Participantii

Cei care participa trebuie sa aiba legatura cu subiectul/subiectele discutat(e). Daca vreunul dintre participanti nu are o astfel de legatura, atunci prezenta lui in sedinta nu este justificata si poate – la un moment dat – sa ingreuneze mersul lucrurilor. Asadar, in acest caz ideal ar fi sa nu participe. Numarul participantilor este de asemenea important. Cu cat sunt mai multi, cu atat lucrurile se desfasoara mai greoi. Care e numarul ideal? Nu stiu daca exista. Personal, consider ca discutiile care depasesc 7-8 participanti scapa deseori de sub control.
Despre participanti – la nivel individual – ar mai fi cateva lucruri de spus. Majoritatea sunt chestiuni de bun-simt, insa merita oricum amintite :

  • Asigura-te ca ajungi la timp. Daca ai fost invitat la discutie, atunci inseamna ca prezenta ta e necesara. Daca intarzii, pierzi timpul celorlalti.
  • Citeste agenda cu suficient timp inainte de sedinta si documenteaza-te acolo unde consideri necesar. Fii pregatit sa discuti subiectul sau subiectele din cadrul agendei. Daca mergi nepregatit – din nou, vei consuma inutil timpul altora.
  • Tine minte : nu ridica tonul, n-are sens. Violenta de orice fel (verbala, in cazul acesta) e inadmisibila intr-o discutie civilizata. Daca esti de parere ca cine tipa mai tare, acela are dreptate – poate ca n-ar trebui sa fii intr-o sedinta. Din nou, vei consuma timp pretios din orarul altora.
  • Foloseste-ti telefonul sau laptopul doar daca ai ceva anume de prezentat de pe aceste device-uri sau daca iei notite. Ramai concentrat pe discutie. Email-ul si retelele sociale mai pot astepta.

Indienii nativi din America aveau ceea ce se numea “batul vorbitor”, atunci cand se adunau in consilii ca sa dezbata problemele triburilor. Acest bat vorbitor trecea pe rand, de la un participant la discutie la altul – si doar cel care avea batul la un moment dat era indreptatit sa vorbeasca. E o practica ce s-a pastrat in timp si chiar e folosita uneori in cadrul sedintelor din unele companii. Se poate imprumuta si adapta ideea, la nevoie. Nu e nevoie de un bat de lemn ornat, pentru asta. Un pix e suficient, cata vreme regula din spatele conceptului de “bat vorbitor” se respecta.

Daca ai participat de-a lungul timpului la – sa zicem – 10 sedinte in cadrul unor companii, cu siguranta ai nimerit la un moment dat intr-una in care unul dintre participanti a decis cu de la sine putere sa-si impuna punctul de vedere, sa nu asculte ce au altii de spus, sa traga singur concluziile si asa mai departe. Trecand peste faptul ca toate astea denota o lipsa clara de respect fata de ceilalti participanti si fata de companie in sine, pierderea e imensa. Sa presupunem – de dragul statisticilor – ca sedinta respectiva a durat 2 ore si a avut 5 participanti.

Cine castiga dintr-o astfel de sedinta? Cel mult – cel care a incercat sa se impuna. Spun “cel mult” pentru ca daca exista un castig, e unul personal al respectivului – pentru ca si-a marit ego-ul.

Cine pierde?
Fiecare dintre ceilalti 4 participanti, pentru ca au consumat inutil cate doua ore in care puteau face altceva, mult mai productiv.
Compania, pentru ca sedinta a ramas fara concluzii / urmari.
Angajatorul, pentru ca va plati 10 ore (cate 2 pentru fiecare dintre cei 5 participanti) lucrate – in care productivitatea a fost zero.

Participati des la sedinte? Vi se par productive sau nu?

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *